İşletme Verisi Yedekleme Düzeni, Dükkân İçin Basit Takvim

Çoğu işletme yedeğin değerini, bilgisayar açılmadığı sabah anlar. Oysa sorun çoğunlukla yedek almamak değildir. Bir harici disk vardır, bir klasör bulutla eşitlenir, muhasebeci "bizde de var" der. Ama hiç kimse o yedekten bir dosyayı geri yüklemeyi denememiştir ve hangi verinin nerede olduğu belli değildir. Bu bölümde dükkân ölçeğinde kurulabilecek basit bir yedek düzenini anlatıyoruz.

Bu yazı küçük işletme siber güvenlik rehberimizin üçüncü bölümü. Önceki bölümde oltalama e-postalarını anlattık. Bu yazının konusu web sitesi değil, işletmenin kendi verisi; sitenin dosya ve veritabanı yedeği için web sitesi yedekleme yazımıza bakabilirsiniz.

Önce envanter: neyi kaybederseniz iş durur

CISA'nın küçük işletmelere önerisi de buradan başlıyor: önemli verileri listeleyin ve işletmenin onsuz çalışamayacağı veriye öncelik verin. Dükkân için örnek bir liste:

Veri	Genelde nerede durur	Kaybolursa
Muhasebe, cari ve fatura	Program, bulut ya da mali müşavir	Tahsilat ve beyan işi aksar
Müşteri ve randevu kayıtları	Program, tablo, defter	Müşteriye ulaşamaz, geçmiş kayıtları göremezsiniz
Servis geçmişi, teklif ve sözleşmeler	Bilgisayar, e-posta	Garanti ya da anlaşmazlık durumunda elinizde belge kalmaz
Ürün, fiyat ve menü dosyaları	Bilgisayar, tasarımcı	Yeniden hazırlamak günler alır
Fotoğraf ve video	Telefon	İş örnekleri ve sosyal medya arşivi gider
WhatsApp iş yazışmaları	Telefon	Sipariş ve onay geçmişi gider
E-posta	Hizmet sağlayıcı	Yazışma ve hesap kurtarma etkilenir
Sayfa, form ve kurulum bilgileri	Hosting, ajans	Site baştan yapılmak zorunda kalabilir

Tabloya kendi verinizi ekleyin ve her satıra iki şey yazın: asıl kopya nerede ve bundan kim sorumlu? Mali müşavirinizdeki veri sizin yedeğiniz değildir; size bu verinin ne kadarını ve hangi biçimde verebileceğini kendisine sorun.

3-2-1 kuralı dükkâna nasıl uyarlanır

CISA'nın önerdiği 3-2-1 yaklaşımına göre önemli dosyaların 3 kopyası olmalı, bu kopyalar 2 farklı depolama türünde durmalı ve 1 kopya iş yerinin dışında saklanmalı. Küçük bir işletmede bu şöyle uygulanabilir:

Asıl kopya: bilgisayarınızda ya da kullandığınız programda durur.
İkinci kopya: düzenli olarak takılıp sökülen bir harici diskte durur.
Üçüncü kopya: bulut yedeğinde ya da evde güvenli bir yerde duran ikinci bir diskte durur.

Bu kadar kopya gerekir, çünkü her felaket farklı kopyaları etkiler. Disk arızası bilgisayarı, hırsızlık ve yangın dükkândaki her şeyi, fidye yazılımı ise bağlı olan her şeyi etkileyebilir.

Olay	Bilgisayar	Takılı disk	Sökülen disk	Bulut eşitleme
Disk arızası	Kaybolur	Sağlam kalır	Sağlam kalır	Sağlam kalır
Hırsızlık, yangın, su baskını	Kaybolur	Kaybolabilir	Dükkândaysa kaybolabilir	Sağlam kalır
Fidye yazılımı	Etkilenir	Etkilenebilir	Bağlı değilse sağlam kalır	Etkilenebilir
Yanlışlıkla silme	Kaybolur	Yedek düzenine bağlı	Son kopya sağlam kalır	Silme de eşitlenebilir, sürüm geçmişine bakın

Eşitleme yedek değildir

Çoğu kişinin atladığı nokta bu ayrımdır. Bir klasörün bulutla eşitlenmesi rahat bir özelliktir, ama dosyayı yanlışlıkla sildiğinizde ya da bir saldırı dosyayı şifrelediğinde bu değişiklik de eşitlenebilir. CISA'nın fidye yazılımı rehberi otomatik bulut yedeklerinin bu nedenle yeterli olmayabileceğini açıkça belirtiyor. Kullandığınız hizmette şu üç soruyu kontrol edin:

Eski dosya sürümlerine geri dönülebiliyor mu, kaç gün geriye?
Silinen dosyalar ne kadar süreyle saklanıyor?
Hesap ele geçirilirse yedek de elden gider mi? Bu nedenle yedek hesabında da iki adımlı doğrulama açık olsun.

CISA, gerektiğinde verileri en az yedi gün geriye döndürebilmeyi de öneriyor. Şifrelenen ya da bozulan dosya birkaç gün fark edilmeyebilir; yalnız dünkü yedeği tutan düzen, bozuk kopyayı saklamış olabilir. Bu yüzden tek bir yedeğin üzerine yazmak yerine birkaç tarihli kopya tutun.

Sıklık: ne kadarlık işi göze alırsınız

Yedek sıklığı için sabit bir kural yok. Doğru soru şu: her şey şimdi silinse, kaç günlük işi yeniden girmeyi göze alabilirim? Aşağıdaki tablo bir örnektir, kendi işinize göre değiştirin.

Veri	Örnek sıklık	Yöntem
Sipariş, randevu, muhasebe	Her gün ya da programın izin verdiği kadar sık	Programın otomatik yedeği + dışarı aktarma
Ofis ve teklif dosyaları	Hafta sonu	Harici diske otomatik kopya
Telefon fotoğrafları	Ay sonu	Bulut yedeği + diske toplu aktarım
WhatsApp iş hattı	Telefonun otomatik yedeğiyle birlikte	Uygulamanın yedek ayarını açık tutun
Arşiv	Yıl sonu	Sökülen diske alıp iş yeri dışında saklayın

Elle yapılacak iş eninde sonunda unutulur. CISA da otomatik ve düzenli yedek öneriyor. Otomatik kurulumu yapın, takvime de bir kontrol hatırlatması koyun.

Program kullananlar için sorular

Muhasebe, randevu ya da sipariş programı bulutta çalışıyorsa yedeği sağlayıcı alıyor olabilir, ama bu sizin kurtarabileceğiniz anlamına gelmez. Sağlayıcıya şunları sorun:

Yedek ne sıklıkla alınıyor ve kaç gün geriye saklanıyor?
Yanlışlıkla silinen tek bir kaydı geri getirebiliyor musunuz?
Verimi kendim toplu olarak dışarı aktarabiliyor muyum, hangi biçimde?
Aboneliği bitirirsem verim ne kadar süre erişilebilir kalır?
Firma kapanırsa ne olur?

Dışarı aktarım düğmesi varsa ayda bir kullanın ve dosyayı kendi yedeklerinize ekleyin.

Yedeği korumak

Yedek, müşteri ve finans verinizin tam bir kopyasıdır. Masanın üstündeki şifresiz harici disk, kasa bilgisayarından daha kolay çalınır.

Şifreleyin. CISA yedeklerin şifrelenmesini öneriyor; parolayı yedekle aynı yerde saklamayın.
Çıkarın. Yedek bitince diski bilgisayardan söküp kilitli yere koyun.
Erişimi sınırlayın. Yedek klasörünü herkes açamasın.
Eski diskleri unutmayın. Kullanılmayan disk ve eski telefonlar da veri taşır. Atmadan önce güvenli biçimde temizleyin.
Saklama süresini sorun. Yasal saklama sürelerini mali müşavirinizden ve hukuk danışmanınızdan öğrenin, müşteri verisini gereğinden uzun tutmayın.

Asıl sınav: geri yükleme

CISA'nın vurguladığı nokta, geri yüklemenin hem tam hem kısmi olarak denenmesi ve kurtarma adımlarının yazılmasıdır. Yılda en az bir kez, mümkünse daha sık şu denemeyi yapın:

Küçük deneme: yedekten tek bir dosyayı başka bir klasöre geri alın ve açılıp açılmadığına bakın.
Program denemesi: muhasebe ya da randevu verisinin yedeğini test ortamında ya da sağlayıcının yardımıyla açın.
Telefon denemesi: yedeklenen fotoğrafların ve yazışmaların erişilebilir olduğunu kontrol edin.
Süre ölçün: bilgisayar tamamen gitse iş kaç saatte yeniden başlar?
Sonucu yazın: tarihi, neyin denendiğini, neyin çalışmadığını ve kimin düzelteceğini not edin.

İnternet kesildiğinde de işe devam edebilmek için en kritik birkaç dosyayı çevrimdışı erişilebilir tutmak işe yarar. Günlük müşteri listesi, fiyat listesi ve önemli telefon numaraları bunlara örnektir.

Üç örnek kurulum

Aynı düzen her işletmeye aynı şekilde uymaz. Aşağıdaki örnekler fikir vermek içindir.

Tek bilgisayarlı kuaför

Randevular bulut programında, fotoğraflar telefonda, birkaç dosya da bilgisayarda duruyor. Program sağlayıcısına yedek sorularını sorun, müşteri listesini ayda bir dışarı aktarın. Fotoğrafları bulut yedeğine alın ve ay sonunda şifreli bir diske kopyalayın. Disk evde dursun.

Oto servis veya teknik servis

Servis geçmişi ve cari kayıtlar yerel bir programda tutuluyor. Bu durumda en kritik veri bir bilgisayarın içindedir. Programın kendi yedeğini günlük otomatik alın, kopyayı bulut yedeğine gönderin ve haftada bir harici diske alıp diski çıkarın. Bilgisayar arızasında programın yeni makineye nasıl kurulacağını da üreticiden öğrenin.

E-ticaret yapan butik

Sipariş verisi sitede, ürün fotoğrafları bilgisayarda, muhasebe de ayrı bir programda duruyor. Bu üç veri üç ayrı yerden yedeklenmelidir. Sitenin yedeği hosting içinde tek başına durmamalı, ürün fotoğraflarının asılları da ikinci bir yerde bulunmalı. Sipariş dökümünü düzenli dışarı aktarmak, panele erişilemediği gün de kargoya çıkacak işleri görmenizi sağlar.

Yedeği kim izliyor

Otomatik yedek de sessizce durabilir: disk dolar, parola değişir, bulut kotası biter, program güncellemesinden sonra ayar kaybolur. Bu yüzden yedeğin bir sorumlusu olsun. Ayda bir beş dakikada üç şeye bakması yeterlidir: son yedeğin tarihi bugüne yakın mı, hata bildirimi var mı, boş alan yeterli mi? Bakan kişinin adını ve tarihi yazın. Yedeğin yazılı bir sahibi yoksa, herkes bir başkasının baktığını varsayar.

Tek sayfalık kurtarma planı

Olay anında şifresini bilmediğiniz bulut hesabı, bulamadığınız disk ve ulaşamadığınız firma işi uzatır. Bir sayfaya şunları yazın ve kâğıt olarak saklayın:

Hangi veri nerede, hangi hesaba bağlı.
Parolaların saklandığı yer (parolanın kendisi değil).
Disk nerede, kim erişebilir.
Aranacak kişiler: bakım firması, mali müşavir, program desteği.
Önce hangi sistemin, sonra hangisinin açılacağı.

Bu planı hazırlamak bir öğleden sonranızı alır. Bir sonraki bölümde WordPress eklentilerinde hangi önlemlerin alınacağını anlatacağız. Site ve sunucu yedeğinizin düzenli alındığından ve geri yüklenebildiğinden emin olmak isterseniz bakım ve güvenlik hizmetimize bakabilirsiniz. Yedek düzeninizi birlikte kurmak için Teklif Al sayfasından bize yazın.

Kaynaklar

Sık sorulan sorular

Bulut kullanıyorum, ayrıca yedek gerekir mi?

Çoğu durumda evet. Eşitleme hizmeti silinen ya da şifrelenen dosyayı diğer cihazlara da taşıyabilir. CISA da otomatik bulut yedeğinin tek başına yeterli olmayabileceğini, dosyalar şifrelenirse bulut kopyasının da etkilenebileceğini söylüyor. Bağlantısı kesik ikinci bir kopya bu riski azaltır.

Ne sıklıkla yedek almalıyım?

Sabit bir sayı yok. Şu soruyu sorun: Bugün her şey silinse, kaç günlük işi yeniden girmeyi göze alabilirim? Sipariş ve muhasebe verisi çok değişiyorsa sık, arşiv fotoğrafları için seyrek yedek yeterli olabilir. Mümkün olan yerde otomatik yedek kurun.

Yasal olarak belgeleri ne kadar saklamalıyım?

Bu yazı yedekleme düzenini anlatıyor, saklama süresi vermiyor. Belge türüne göre değişen yasal süreleri mali müşavirinizden ve hukuk danışmanınızdan öğrenin. Yedekte müşteri verisi varsa kişisel veri kurallarını da birlikte değerlendirin.

Harici diski sürekli bilgisayara takılı bırakabilir miyim?

Önerilmez. Sürekli bağlı disk, bilgisayarla aynı anda etkilenebilir. Yedek alındıktan sonra diski çıkarmak ve mümkünse başka bir yerde saklamak, saldırı, yangın ya da hırsızlık durumunda elinizde bir kopya bırakır.

Yorumlar

Henüz yorum yok. Sorunuzu ya da deneyiminizi yazın; yazar olarak yanıtlıyoruz.