Ön Muhasebe Programı Nedir ve İşletmenize Ne Kazandırır?

Bir işletmenin parası iki yerde kaybolur: tahsil edilmeyi unutulan alacaklarda ve kaydı tutulmayan giderlerde. İkisi de genellikle kötü niyetten değil, dağınıklıktan kaynaklanır. Faturalar bir klasörde, tahsilatlar banka uygulamasında, stok bilgisi depodaki kişinin aklında durur. Ay sonunda tabloyu bir araya getirmek saatler alır.

Ön muhasebe programı bu dağınık bilgileri tek bir yerde toplar. Bu yazıda ön muhasebenin ne olduğunu, resmi muhasebeden farkını, bir programda hangi modüllerin bulunması gerektiğini ve e-fatura ile nasıl bir ilişkisi olduğunu anlatıyoruz.

Ön muhasebe ile resmi muhasebe arasındaki fark

Ön muhasebe, işletmenin günlük ticari hareketlerinin kaydıdır: kime ne sattınız, kimden ne aldınız, kim size borçlu, siz kime borçlusunuz, kasada ve bankada ne kadar para var, depoda ne kadar mal kaldı. Bu bilgiler işletmeyi yönetmek için tutulur.

Resmi muhasebe ise bu hareketlerin vergi mevzuatına uygun şekilde yevmiye defterine, büyük deftere işlenmesi, beyannamelerin hazırlanması ve verilmesidir. Bu iş çoğu işletmede mali müşavir tarafından yapılır.

Kısacası ön muhasebe programı mali müşavirin yerini almaz, onun işini kolaylaştırır. Müşavirinize ay sonunda bir poşet dolusu fatura yerine düzenli bir döküm verdiğinizde hem hata ihtimali düşer hem de siz kendi işletmenizin durumunu ay sonunu beklemeden görürsünüz.

Bir ön muhasebe programında olması gereken modüller

Cari hesap takibi

Cari hesap, çalıştığınız her müşteri ve tedarikçi için tutulan borç-alacak kaydıdır. Programın en çok kullanılan bölümü genellikle burasıdır. Bir cari kartta şunları görebilmelisiniz:

• Güncel bakiye: size borçlu mu, siz ona mı borçlusunuz
• Kesilen ve alınan faturaların listesi
• Yapılan tahsilat ve ödemeler
• Vadesi gelen ve geçen alacaklar
• Cari hesap ekstresi: müşteriye gönderip mutabakat yapabileceğiniz döküm

Vade takibi özellikle önemli. Vadeli satış yapan bir işletmede "bu hafta vadesi dolan alacaklar" listesi, tahsilat sürecinin ta kendisidir.

Gelir ve gider takibi

Her işletmenin fatura dışında da gideri vardır: kira, elektrik, internet, personel yemek gideri, yakıt, kırtasiye. Bu giderlerin kategorilere ayrılarak girilmesi, ay sonunda paranızın nereye gittiğini görmenizi sağlar. Gider kategorilerini kendiniz tanımlayabilmeli ve dönemsel karşılaştırma yapabilmelisiniz.

Kasa ve banka hesapları

Nakit kasa, banka hesapları, kredi kartı hesapları ve varsa POS hesapları ayrı ayrı takip edilmeli. Tahsilat girildiğinde paranın hangi hesaba geldiği, ödeme yapıldığında hangi hesaptan çıktığı belli olmalı. Bazı programlar banka hareketlerini dosya olarak içe almanıza da izin verir; bu, elle giriş yükünü azaltır.

Stok takibi

Ürün satan işletmeler için stok modülü vazgeçilmezdir. Satış faturası kesildiğinde stoktan otomatik düşüş, alış faturası girildiğinde stoka giriş yapılmalı. Bunun yanında şunlara bakın:

• Birden fazla depo veya şube desteği
• Kritik stok uyarısı
• Barkod ile ürün arama ve satış
• Varyant desteği: beden, renk gibi seçenekleri olan ürünler
• Stok değerleme raporu: elinizdeki malın maliyet karşılığı

Fatura, teklif ve irsaliye

Satış süreci çoğu zaman tekliften başlar. Teklifin onaylandıktan sonra tek tıkla siparişe, irsaliyeye ve faturaya dönüşebilmesi, aynı bilgiyi defalarca yazmaktan kurtarır. Teklif ve fatura şablonlarına kendi logonuzu ve banka bilgilerinizi ekleyebilmeniz de müşteriye gönderdiğiniz belgelerin profesyonel görünmesini sağlar.

Çek ve senet takibi

Çek ve senetle çalışan sektörlerde portföydeki evrakların vadesi, ciro edildiği kişi ve durumu ayrı bir modülde izlenmeli. Bu ihtiyacınız varsa programın bu modülü gerçekten detaylı karşılayıp karşılamadığını deneme sırasında test edin.

E-fatura ile ön muhasebe programının ilişkisi

E-fatura, e-arşiv fatura ve e-irsaliye, faturanın kağıt yerine elektronik ortamda, belirlenmiş standartlarda düzenlenip iletilmesidir. Belirli bir ciro eşiğini aşan veya belirli sektörlerde faaliyet gösteren işletmeler için bu uygulamalar zorunludur; eşikler ve kapsam zaman zaman güncellendiği için güncel durumu Gelir İdaresi Başkanlığı'nın resmi duyurularından ve mali müşavirinizden teyit etmeniz gerekir.

Ön muhasebe programının e-fatura ile ilişkisi üç şekilde olabilir:

Yapı	Nasıl çalışır	Dikkat edilecek nokta
Entegre çalışma	Fatura programda kesilir, entegratör üzerinden otomatik gönderilir, gelen faturalar programa düşer.	Hangi entegratörlerle çalıştığını ve ek ücret olup olmadığını sorun.
Dosya ile aktarım	Program faturayı uygun formatta dışa aktarır, siz entegratör portalına yüklersiniz.	Her faturada ek iş çıkar, yoğun işletmede zaman kaybettirir.
Ayrı sistemler	Fatura entegratör portalında kesilir, ön muhasebeye elle girilir.	Aynı bilgi iki kez girilir, hata ihtimali yüksektir.

Entegre çalışma en verimli olandır. Gelen e-faturaların otomatik olarak programa düşmesi ve tedarikçi carisine işlenmesi, alış tarafındaki elle girişi büyük ölçüde ortadan kaldırır. Entegrasyonun teknik tarafını e-fatura ve e-arşiv entegrasyonu yazımızda ayrıntılı anlattık.

Ön muhasebe programı seçerken sorulacak sorular

1. Bulut mu, kurulumlu mu? Bulut program her yerden erişim ve otomatik yedek sağlar; kurulumlu program internet bağımlılığını azaltır ama yedekleme sorumluluğu size kalır.
2. Kaç kullanıcı ve hangi yetkiler? Satış personelinin maliyet fiyatını görmemesi, depo personelinin sadece stok ekranına erişmesi gibi kısıtlar tanımlanabiliyor mu?
3. Mali müşavirinize nasıl veri verilecek? Müşavirinizin kullandığı programa aktarım yapılabiliyor mu, yoksa döküm mü alınacak? Bunu müşavirinizle birlikte konuşun.
4. E-ticaret siteniz veya pazaryeri mağazanız var mı? Siparişlerin ve stokların programla eşleşmesi gerekiyorsa entegrasyon seçeneklerini baştan sorun.
5. Verilerinizi dışa aktarabiliyor musunuz? Cari, stok ve hareket kayıtlarını standart bir formatta alabilmeniz, ileride program değiştirmek isterseniz önemlidir.
6. Mobil kullanım var mı? Sahada satış yapan ekipler için telefondan cari bakiyesi görmek ve tahsilat girmek işe yarar.

Sık yapılan hatalar

Programı almak işin yarısıdır. Asıl fark kullanım alışkanlığında ortaya çıkar. Sahada en sık gördüğümüz hatalar şunlar:

• Açılış bakiyelerini doğru girmemek. Programa geçtiğiniz gün müşterilerinizin ve tedarikçilerinizin güncel bakiyeleri, kasa ve banka bakiyeleri, stok miktarları doğru girilmezse bütün raporlar baştan hatalı olur.
• Tahsilatları geç girmek. Bir hafta sonra toplu girilen tahsilatlar unutulur, müşteriye yanlış ekstre gider.
• Gider kategorilerini rastgele kullanmak. Aynı gideri bir ay "ofis", bir ay "genel" kategorisine girerseniz karşılaştırma anlamsızlaşır.
• Stok sayımı yapmamak. Program ne kadar iyi olursa olsun fire, kayıp ve hatalı girişler olur. Belirli aralıklarla sayım yapıp programı fiziki stokla eşitlemek gerekir.

Hazır program yetmediğinde

Standart bir ticari işletme için hazır ön muhasebe programları çoğunlukla yeterlidir. Ama üretim yapan, proje bazlı çalışan, kendine özgü fiyatlandırma veya hak ediş yapısı olan işletmelerde hazır programın kalıpları dar gelebilir. Bu durumda mevcut programı diğer sistemlerinizle konuşturmak veya ihtiyaca göre şekillenen bir çözüm kurmak daha mantıklı olabilir. Farklı sistemlerin birbiriyle konuşması konusunda entegrasyon hizmetlerimize, HKASOFT'un kendi geliştirdiği ön muhasebe yazılımına göz atabilirsiniz.

Her hafta bakmanız gereken raporlar

Programın değeri, girdiğiniz verilerden ne kadar hızlı karar çıkarabildiğinizle ölçülür. Rapor menüsünde onlarca seçenek olabilir, ama küçük ve orta ölçekli bir işletme için haftada bir bakılacak birkaç rapor çoğu zaman yeterlidir:

• Vadesi geçmiş alacaklar: Kim, ne kadar ve kaç gündür geciktiriyor? Tahsilat aramalarınızı bu listeye göre planlayın.
• Önümüzdeki dönemin ödemeleri: Tedarikçilere, kiraya ve personele ne zaman ne kadar ödeme çıkacak? Nakit sıkışmasını önceden görmenin en kolay yolu budur.
• Kasa ve banka bakiyeleri: Programdaki bakiye ile bankadaki gerçek bakiye tutuyor mu? Tutmuyorsa girilmemiş bir hareket vardır.
• Gider dağılımı: Bu ayın giderleri geçen aya göre hangi kategoride arttı?
• En çok satan ve hiç satmayan ürünler: Rafta bekleyen ürünler bağlanmış paradır; hangi ürünlerin dönmediğini bilmek alım kararlarınızı değiştirir.

Bu raporlara düzenli bakmak, ay sonunda müşavirinizden gelecek tabloyu beklemeden işletmenizin gidişatını görmenizi sağlar. Raporların telefondan da açılabilmesi, ofiste olmadığınız günlerde bile kontrolü elinizde tutmanıza yardım eder.

Kısa bir kontrol listesi

Program seçmeden önce şu listeyi doldurun. Cevapları netleştikçe hangi programın size uyduğu da netleşir.

• Ayda yaklaşık kaç fatura kesiyorum ve kaç fatura alıyorum?
• Stoklu ürün satıyor muyum, hizmet mi veriyorum?
• E-fatura veya e-arşiv kapsamında mıyım? (Müşavirime sor.)
• Programı kaç kişi kullanacak, kimin neyi görmesi gerekiyor?
• Vadeli satış, çek, senet kullanıyor muyum?
• Bağlanması gereken bir e-ticaret sitesi, pazaryeri veya POS var mı?

İşletmenizin yapısını anlatırsanız hangi modüllerin gerçekten gerekli olduğunu ve mevcut sistemlerinizle nasıl bağlanacağını birlikte çıkarabiliriz. Bunun için Teklif Al sayfasından bize yazabilirsiniz.

Sık sorulan sorular