E-Ticaret Sitesi Kurmak İçin Gerekenler, Yasal ve Teknik Liste

İnternetten satış yapmaya karar veren bir işletmenin aklına ilk gelen şey genellikle sitenin tasarımıdır. Oysa bir e-ticaret sitesini çalışır hale getiren şey tasarımdan çok, arkadaki resmi ve operasyonel altyapıdır: vergi kaydı, ödeme alma, yasal sözleşmeler, kargo anlaşması ve iade süreci. Bunlardan biri eksik kaldığında site ya yayına çıkamaz ya da ilk siparişlerde sorun yaşanır.

Bu yazıda e-ticaret sitesi kurmak için gerekenleri sırasıyla ele aldık. Yasal konularda genel çerçeveyi anlatıyoruz; mevzuat zaman zaman değiştiği için ayrıntılar için mali müşavirinize ve Ticaret Bakanlığının resmi kaynaklarına başvurmanızı öneririz.

1. Resmi altyapı: şahıs mı, şirket mi?

İnternetten düzenli satış yapmak ticari faaliyettir ve vergi mükellefiyeti gerektirir. İlk karar, hangi yapıyla çalışacağınızdır.

Konu	Şahıs şirketi	Limited / anonim şirket
Kuruluş	Daha kısa ve basit	Daha fazla belge ve adım
Muhasebe yükü	Görece hafif	Daha kapsamlı
Sorumluluk	Şahsi mal varlığı ile	Şirket varlığı ile sınırlı (istisnalar var)
Vergilendirme	Gelir vergisi	Kurumlar vergisi

Hangisinin size uygun olduğu beklediğiniz ciroya, ortaklık yapısına ve sattığınız ürüne göre değişir. Bu kararı bir mali müşavirle birlikte vermenizi öneririz. Kuruluştan sonra elinizde vergi levhası olmalı; banka ve ödeme kuruluşları ilk olarak bunu isteyecektir.

Bazı ürün grupları için ayrıca izin veya belge gerekebilir. Gıda, kozmetik, takviye edici ürünler ve tıbbi cihazlar bunun tipik örnekleridir. Satacağınız ürünün özel bir izne tabi olup olmadığını önceden araştırın.

2. Fatura altyapısı

Her satış için fatura düzenlenmesi gerekir. İşletmenin durumuna göre e-Arşiv fatura veya e-Fatura kullanımı zorunlu hale gelebilir. Zorunluluk eşikleri Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenir ve zaman zaman güncellenir; güncel durumu mali müşavirinizden öğrenin.

Sipariş sayısı arttığında faturaları tek tek elle kesmek ciddi bir iş yükü olur. Sitenizin, siparişleri otomatik olarak fatura sistemine aktarması bu yükü ortadan kaldırır. Konuyu e-Fatura ve e-Arşiv entegrasyonu yazısında ayrıntılı anlattık.

3. ETBİS kaydı

ETBİS (Elektronik Ticaret Bilgi Sistemi), Ticaret Bakanlığının elektronik ticaret yapan işletmeleri kayıt altına aldığı sistemdir. İnternet sitesi üzerinden satış yapan işletmelerin bu sisteme kaydolması ve alan adı bilgilerini bildirmesi gerekir. Kayıt işlemi e-Devlet üzerinden yapılır.

Kayıttan sonra size verilen ETBİS bilgisinin sitede gösterilmesi beklenir; genellikle sitenin alt kısmına bir rozet olarak eklenir. Kayıt kuralları ve süreleri değişebildiği için en güncel bilgiyi Bakanlığın ETBİS sayfasından kontrol edin.

4. Ödeme alma: sanal POS ve ödeme kuruluşları

Kartla ödeme almak için iki ana yol vardır:

• Bankanın sanal POS'u: Doğrudan çalıştığınız bankadan alınır. Başvuru süreci daha uzun olabilir, banka sitenizi inceler.
• Lisanslı ödeme kuruluşları: Birden fazla bankanın kartlarını tek bir altyapı ile kabul etmenizi sağlar. Başvuru ve entegrasyon genellikle daha hızlıdır.

Hangi yolu seçerseniz seçin, başvuruda genellikle şunlar istenir:

• Vergi levhası ve imza sirküleri veya imza beyannamesi
• Yayında olan ve ürünlerin göründüğü bir web sitesi
• Sitede mesafeli satış sözleşmesi, ön bilgilendirme formu, iade ve iptal koşulları, gizlilik politikası
• Açık adres, telefon ve e-posta bilgilerinin sitede yer alması

Komisyon oranları, para çekme süreleri ve taksit seçenekleri kurumdan kuruma değişir. Birkaç teklif alıp karşılaştırın. Ayrıca 3D Secure doğrulamasının açık olduğundan emin olun; bu hem sizi hem müşteriyi sahte işlemlere karşı korur.

5. Yasal sayfalar ve sözleşmeler

Türkiye'de internetten tüketiciye satış, Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun ve Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği çerçevesinde yapılır. Elektronik ticaretin genel kuralları ise Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun ile belirlenir. Sitenizde en azından şu metinler bulunmalıdır:

• Ön bilgilendirme formu: Sipariş onayından önce müşteriye satıcı bilgileri, ürünün temel özellikleri, toplam fiyat, teslimat ve cayma hakkı konusunda bilgi verir.
• Mesafeli satış sözleşmesi: Satıcı ile alıcı arasındaki sözleşmedir. Müşteri sipariş verirken bu metni okuduğunu onaylamalıdır.
• İade ve cayma hakkı koşulları: Müşterinin hangi süre içinde ve nasıl cayma hakkını kullanabileceği. Genel kural olarak tüketici, ürünü teslim aldıktan sonra 14 gün içinde gerekçe göstermeden cayma hakkına sahiptir; bazı ürün türleri bu hakkın dışında tutulur.
• KVKK aydınlatma metni ve gizlilik politikası: Hangi kişisel verilerin hangi amaçla işlendiği.
• Çerez politikası: Sitede kullanılan çerezler ve izin yönetimi.

Bu metinleri başka bir siteden kopyalamak sık yapılan ama riskli bir hatadır. İçerik işletmenize ve sattığınız ürüne göre hazırlanmalı, mümkünse bir hukukçuya kontrol ettirilmelidir. Kişisel veri tarafı için KVKK uyumlu web sitesi yazımıza bakabilirsiniz.

6. Kargo anlaşması ve teslimat

Kargo, müşterinin sizinle ilgili en net hatırladığı deneyimdir. Planlarken şunları netleştirin:

• Kargo firması: Tek bir firmayla mı, birden fazla firmayla mı çalışacaksınız? Kurumsal anlaşma yapmak, bireysel gönderiye göre daha uygun koşullar sağlar.
• Gönderi ücreti modeli: Ücretsiz kargo, belirli tutarın üzerinde ücretsiz kargo veya müşteriye yansıtılan kargo.
• Desi hesabı: Hacimli ürünlerde ücret ağırlığa değil hacme göre hesaplanır. Ürün kartlarına ölçüleri girmek doğru fiyatlama için gerekir.
• Hazırlık süresi: Siparişin kaç iş günü içinde kargoya verileceğini sitede açıkça yazın.
• Kargo takibi: Gönderi kodunun otomatik olarak müşteriye e-posta veya SMS ile gitmesi destek taleplerini azaltır.

Kargo firmasının sistemiyle site arasında entegrasyon kurulursa, gönderi etiketi siparişten otomatik oluşturulur ve takip bilgisi siteye kendiliğinden düşer.

7. İade ve değişim süreci

İade, e-ticaretin kaçınılmaz bir parçasıdır. Sürecin baştan tasarlanması hem müşteri memnuniyetini hem de iş yükünü doğrudan etkiler:

1. Müşteri iade talebini nereden oluşturacak? (Hesabım sayfası, form, e-posta)
2. İade kargosu nasıl gönderilecek, ücretini kim ödeyecek?
3. Gelen ürün kim tarafından, hangi kriterlerle kontrol edilecek?
4. Ücret iadesi hangi yöntemle ve ne kadar sürede yapılacak?
5. İade faturası veya iade belgesi nasıl düzenlenecek?

Bu adımları yazılı hale getirip sitede açıkça yayınlamak, müşteride güven oluşturur ve itiraz durumlarında sizi korur.

8. Teknik altyapı: site nasıl olmalı?

Resmi ve operasyonel taraf netleştikten sonra sitenin kendisine gelinir. Bir e-ticaret sitesinde olması gereken temel özellikler:

• Ürün varyantları (beden, renk, ölçü) ve stok takibi
• Kategori, filtre ve arama
• Misafir olarak veya üye olarak sipariş verebilme
• Kupon, kampanya ve kargo kuralları
• Sipariş durumu bildirimleri (e-posta, SMS)
• Mobil cihazlarda rahat ödeme adımları
• SSL sertifikası ve güncel yazılım
• Temel SEO: ürün ve kategori sayfalarında başlık, açıklama, temiz adresler

Pazaryerlerinde de satış yapıyorsanız, stok ve siparişlerin site ile pazaryerleri arasında ortak yönetilmesi büyük kolaylık sağlar. Bu konuyu pazaryeri entegrasyonu nedir yazısında anlattık.

9. Operasyon: günlük işleri kim yapacak?

Site yayına çıktığında asıl iş başlar. Önceden şu görevlerin kime ait olduğunu belirleyin:

• Yeni ürün girişi ve fotoğraf çekimi
• Siparişlerin hazırlanması ve paketlenmesi
• Müşteri sorularına yanıt (telefon, WhatsApp, e-posta)
• İade ve değişimlerin takibi
• Stok sayımı ve tedarik
• Kampanya ve reklam yönetimi

Küçük bir işletmede bunların hepsi bir veya iki kişinin üzerinde olabilir. Bu durumda yazılımın otomatikleştirebildiği her iş (fatura, kargo kodu, stok düşümü, bildirim) size ciddi zaman kazandırır.

Yayına çıkmadan önce son kontrol listesi

• Vergi levhası ve gerekli ürün izinleri hazır
• Fatura altyapısı belirlendi
• ETBİS kaydı yapıldı, bilgi sitede gösteriliyor
• Sanal POS veya ödeme kuruluşu başvurusu onaylandı, 3D Secure açık
• Ön bilgilendirme formu, mesafeli satış sözleşmesi, iade koşulları, KVKK ve çerez metinleri yayında
• Kargo anlaşması yapıldı, ücret kuralları sitede tanımlı
• İade süreci yazılı ve sitede açıklanmış
• Gerçek bir test siparişi verilip ödeme, fatura, kargo ve iade adımları denendi
• İletişim bilgileri (adres, telefon, e-posta) eksiksiz

Son madde özellikle önemli: yayına çıkmadan önce kendi kartınızla küçük tutarlı bir sipariş verin, faturanın kesildiğini, kargo kaydının oluştuğunu ve iade adımlarının işlediğini görün. İlk gerçek müşterinin yaşayacağı sorunu siz önceden yaşamış olursunuz.

HKASOFT olarak e-ticaret sitesi projelerinde ödeme, fatura, kargo ve pazaryeri bağlantılarını aynı çatı altında kuruyoruz. Satışa başlamak için hangi adımların sizde eksik olduğunu birlikte çıkarmak isterseniz: Teklif Al.

Sık sorulan sorular