E-Fatura Entegrasyonu ve E-Arşiv, E-Ticaret Sitesine Bağlama

E-ticaret sitesinde günde birkaç sipariş varken faturaları muhasebe programından tek tek kesmek mümkündür. Sipariş sayısı arttığında ise bu iş hem zaman alır hem de hataya açıktır: yanlış tutar, unutulan fatura, yanlış vergi numarası, müşteriye geç giden e-posta. E-fatura ve e-arşiv entegrasyonu, siparişten faturaya giden yolu otomatikleştirir.

Bu yazı vergi danışmanlığı değildir. Hangi belgeyi düzenlemekle yükümlü olduğunuzu, zorunluluk kapsamını ve süreleri mali müşavirinizle netleştirmeniz gerekir. Burada amacımız, sistemin nasıl çalıştığını ve yazılım tarafında neyin nasıl bağlandığını anlatmak.

Temel kavramlar

E-fatura

E-fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) e-fatura sistemine kayıtlı iki mükellef arasında elektronik ortamda düzenlenen faturadır. Fatura alıcıya kağıt ya da e-posta olarak değil, sistem üzerinden ulaşır. Alıcının e-fatura mükellefi olup olmadığı, GİB'in kayıtlı kullanıcı listesinden sorgulanır.

E-arşiv fatura

E-arşiv fatura, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara düzenlenen elektronik faturadır. E-ticaret sitesinden alışveriş yapan bireysel müşterilerin büyük kısmı bu gruptadır. Fatura müşteriye genelde e-posta ile ya da bir görüntüleme bağlantısıyla iletilir.

Özel entegratör

Özel entegratör, GİB'den izin almış ve mükellefler adına e-fatura ve e-arşiv işlemlerini yürüten firmadır. Faturanın oluşturulması, imzalanması, sisteme iletilmesi ve saklanması bu firma üzerinden yapılır. Çoğu entegratör, yazılımların bağlanabilmesi için bir API sunar.

GİB portalı

GİB'in kendi portalı üzerinden de fatura düzenlenebilir. Ücretsizdir ama elle kullanım içindir; bir e-ticaret sitesinin otomatik olarak fatura kesmesi için uygun bir yol değildir.

Kimler e-fatura ve e-arşive geçmek zorunda

Bu sorunun cevabı tek cümleyle verilemez, çünkü zorunluluk birden fazla kritere bağlıdır ve kapsam zaman içinde genişletilmiştir. Genel olarak şu başlıklar belirleyicidir:

• Bir önceki yıla ait brüt satış hasılatının belirli bir eşiğin üzerinde olması.
• Belirli sektörlerde faaliyet göstermek.
• İnternet üzerinden mal veya hizmet satışı yapmak. E-ticaret yapan işletmeler için ayrıca belirlenmiş kriterler bulunur.

Eşik tutarları ve geçiş tarihleri güncellenebildiği için burada rakam vermiyoruz. Güncel durumu GİB'in e-belge duyurularından ve mali müşavirinizden teyit edin. Zorunlu olmasanız bile isteğe bağlı olarak sisteme geçmek mümkündür ve otomasyon için çoğu zaman mantıklıdır.

Entegratör seçerken bakılacaklar

Entegratörlerin sunduğu temel hizmet aynıdır, ama yazılım entegrasyonu açısından aralarında ciddi farklar olabilir.

Kriter	Neden önemli
API dokümantasyonu	Açık ve güncel dokümantasyon, geliştirme süresini ve hata riskini azaltır
Test ortamı	Gerçek fatura kesmeden deneme yapabilmek gerekir
Mükellef sorgulama	Alıcının e-fatura mı e-arşiv mi olacağını otomatik belirlemek için
Fatura iptali ve iade akışı	İade ve iptal işlemlerinin API üzerinden yapılabilmesi
Müşteriye iletim	E-arşiv faturanın e-posta veya bağlantı ile otomatik gönderimi
Kontör veya paket yapısı	Fatura adedi arttığında maliyetin nasıl değişeceği
Destek	Entegrasyon sırasında teknik soruya cevap verecek bir muhatap
Muhasebe programı uyumu	Faturaların mevcut muhasebe programınıza nasıl aktarılacağı

Mali müşavirinizin kullandığı muhasebe programıyla uyumlu bir entegratör seçmek, ay sonu işlemlerini ciddi ölçüde kolaylaştırır.

E-ticaret sitesine bağlama: akış nasıl işler

Tipik bir entegrasyonda siparişten faturaya giden akış şöyledir:

1. Sipariş alınır. Müşteri ödeme adımında fatura bilgilerini girer: bireysel ise ad soyad ve gerektiğinde T.C. kimlik numarası, kurumsal ise unvan, vergi dairesi ve vergi numarası.
2. Tetikleyici çalışır. Faturanın hangi anda kesileceği belirlenir. Ödeme onayında, sipariş hazırlandığında veya kargoya verildiğinde. Bu kararı mali müşavirinizle birlikte verin.
3. Alıcı tipi belirlenir. Sistem, vergi numarası veya kimlik numarası üzerinden alıcının e-fatura mükellefi olup olmadığını sorgular. Mükellefse e-fatura, değilse e-arşiv fatura hazırlanır.
4. Fatura verisi hazırlanır. Ürün kalemleri, KDV oranları, indirimler, kargo bedeli ve toplam tutar entegratörün beklediği biçime dönüştürülür.
5. Entegratöre gönderilir. API üzerinden fatura oluşturulur, entegratör faturayı imzalar ve iletir.
6. Sonuç kaydedilir. Fatura numarası ve belge bağlantısı siparişe işlenir. Müşteri, hesabından faturasını görüntüleyebilir.
7. Hata yönetimi. Gönderim başarısız olursa sipariş "faturası bekleyen" listesine düşer ve sorumlu kişiye bildirim gider.

Sık karşılaşılan teknik sorunlar

• Yuvarlama farkları: Sitede KDV dahil gösterilen fiyattan KDV hariç tutar hesaplanırken kuruş farkları oluşabilir. Hesaplama kuralı entegratörün beklediği şekilde kurulmalıdır.
• Karışık KDV oranları: Aynı sepette farklı KDV oranına tabi ürünler varsa her kalem kendi oranıyla gönderilmelidir.
• Kupon ve indirimler: Sepet genelindeki indirimin kalemlere nasıl dağıtılacağı netleştirilmelidir.
• Kargo bedeli: Müşteriden alınan kargo ücretinin faturada ayrı bir kalem olarak yer alması gerekebilir.
• Eksik fatura bilgisi: Kurumsal müşteri vergi numarasını eksik veya hatalı girerse fatura reddedilebilir. Ödeme ekranında doğrulama yapmak bu sorunu azaltır.

İade, iptal ve değişim

Faturalama otomasyonunun en çok düşünülmeden kurulan kısmı iade tarafıdır. E-arşiv faturalarda belirli koşullarda iptal mümkündür. E-faturada ise alıcı mükellef olduğu için iade genellikle alıcının düzenlediği iade faturası ile yapılır. Hangi durumda hangi belgenin düzenleneceği mevzuata ve fatura senaryosuna bağlıdır; bu kuralları mali müşavirinizle netleştirip yazılıma öyle yansıtın.

Yazılım tarafında iade akışı şunları içermelidir:

• İade talebinin hangi siparişe ve hangi faturaya ait olduğunun kaydı.
• Kısmi iadelerde yalnızca ilgili kalemlerin işlenmesi.
• Stoğun geri eklenmesi.
• Ödemenin iadesinin ödeme altyapısı üzerinden takibi.

Pazaryerleri ve diğer kanallar

Hem kendi sitenizde hem pazaryerlerinde satış yapıyorsanız, faturalamayı tek merkezden yönetmek büyük kolaylık sağlar. Pazaryerleri, satıcının siparişe ait fatura bilgisini sisteme yüklemesini bekler. Pazaryeri siparişlerini çeken entegrasyon, aynı fatura akışını bu siparişler için de çalıştırıp faturayı pazaryerine geri yükleyebilir. Bu konunun ayrıntıları için pazaryeri entegrasyonu nedir yazımıza bakabilirsiniz.

Muhasebe ile bağlantı

E-ticaret sitesinden kesilen faturaların muhasebe kayıtlarına da girmesi gerekir. Bunun birkaç yolu vardır: entegratörün sunduğu aktarım dosyalarını mali müşavirinize iletmek, entegratör ile muhasebe programı arasındaki hazır bağlantıyı kullanmak ya da faturaları doğrudan bir ön muhasebe yazılımına aktarmak. Küçük işletmeler için gelir, gider ve cari takibini tek yerde toplayan bir ön muhasebe programı bu zinciri kısaltır.

Örnek senaryo: kozmetik satan bir e-ticaret sitesi

Hem bireysel müşterilere hem de kuaför ve güzellik salonlarına satış yapan bir kozmetik sitesi düşünelim. Bireysel müşterilerin neredeyse tamamı e-arşiv kapsamında. Salonların bir kısmı e-fatura mükellefi, bir kısmı değil. Entegrasyondan önce muhasebe sorumlusu her akşam siparişleri listeleyip kurumsal olanların vergi numarasını tek tek sorguluyor, sonra faturaları elle kesiyor.

Entegrasyon kurulduktan sonra akış şöyle değişir:

• Ödeme ekranında müşteri "bireysel" veya "kurumsal" seçer. Kurumsal seçimde vergi numarası ve vergi dairesi alanları zorunlu hale gelir.
• Sipariş kargoya verildiği anda sistem alıcıyı sorgular ve doğru belge tipini kendisi seçer.
• Fatura entegratöre gönderilir, numarası siparişe yazılır, bireysel müşteriye e-posta ile iletilir.
• Vergi numarası hatalı olduğu için reddedilen faturalar ayrı bir listede toplanır ve muhasebe sorumlusu yalnızca bunlarla ilgilenir.

Bu kurguda muhasebe sorumlusunun günlük işi fatura kesmekten çıkar, istisnaları çözmeye ve ay sonu kontrolüne döner. Fatura tarihi ile kargo tarihi arasındaki uyumsuzluk gibi sorunlar da kendiliğinden ortadan kalkar.

Başlamadan önce kontrol listesi

1. Mali müşavirinizle e-fatura ve e-arşiv yükümlülüğünüzü ve geçiş tarihinizi netleştirin.
2. E-imza veya mali mühür gibi gerekli araçları temin edin.
3. Entegratör seçin ve test ortamı erişimi isteyin.
4. Faturanın hangi anda kesileceğine karar verin.
5. Ödeme ekranındaki fatura bilgisi alanlarını gözden geçirin, bireysel ve kurumsal seçimini netleştirin.
6. KDV, indirim, kargo ve yuvarlama kurallarını yazılı hale getirin.
7. İade ve iptal senaryolarını belirleyin.
8. Test ortamında farklı senaryoları deneyin: bireysel, kurumsal, çoklu KDV, kuponlu sipariş, kısmi iade.
9. Canlıya geçtikten sonraki ilk günlerde her faturayı kontrol edin.

Faturalamayı siparişin doğal bir adımı yapmak

İyi kurulmuş bir e-fatura ve e-arşiv entegrasyonunda fatura, siparişin ayrı bir iş kalemi olmaktan çıkar ve akışın kendiliğinden işleyen bir adımı haline gelir. Ekip faturayla değil, yalnızca hata listesine düşen istisnalarla ilgilenir. HKASOFT olarak e-ticaret siteleri, pazaryerleri, entegratörler ve muhasebe programları arasında bu tür entegrasyonlar kuruyoruz. Kullandığınız entegratörü ve satış kanallarınızı yazarak Teklif Al sayfasından bize ulaşabilirsiniz.

Sık sorulan sorular