İYS Nedir, SMS ve WhatsApp Kampanyası Gönderen Esnaf İçin Rehber

Müşterilerine bayram tebriki, indirim duyurusu ya da yeni ürün haberi gönderen pek çok esnaf, bir noktada "İYS" kelimesiyle karşılaşır. SMS firması kayıt ister, toplu e-posta aracı uyarı verir, bir arkadaş "o mesajlar için izin lazım" der. Bu yazıda İYS nedir, kimleri ilgilendirir ve SMS, e-posta veya WhatsApp ile kampanya gönderen küçük bir işletme nelere dikkat etmelidir, genel hatlarıyla anlatıyoruz.

Baştan belirtelim: bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir. Mevzuat ve uygulama zaman içinde değişebilir. Güncel ve bağlayıcı bilgi için İYS'nin resmi sitesi olan iys.org.tr adresine ve gerekirse bir hukuk danışmanına başvurun.

İYS nedir

İYS, İleti Yönetim Sistemi'nin kısaltmasıdır. Türkiye'de ticari elektronik iletiler için verilen onayların ve yapılan retlerin kaydedildiği merkezi bir sistemdir. Dayanağı, 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun ve bu kanuna bağlı ticari iletişim ve ticari elektronik iletiler yönetmeliğidir.

Sistemin amacı basittir: bir kişiye hangi işletmenin, hangi kanaldan ticari ileti gönderebileceğini tek bir yerde tutmak. Böylece vatandaş, kendisine kimlerin ileti gönderebileceğini görebilir ve onayını tek bir yerden geri alabilir. İşletme de göndermeden önce alıcının onayının geçerli olup olmadığını kontrol edebilir.

Ticari elektronik ileti nedir

Kanun, işletmelerin mal ve hizmetlerini tanıtmak, kampanya duyurmak veya müşteriyi kutlamak gibi amaçlarla elektronik ortamda gönderdiği iletileri ticari elektronik ileti olarak tanımlar. Telefon araması, SMS, e-posta ve benzeri elektronik kanallardan gönderilen bu tür iletiler, kural olarak alıcının önceden onayını gerektirir.

Esnaf açısından bakınca ayrım şöyle yapılabilir:

İleti	Genel nitelik
"Siparişiniz yola çıktı"	Bilgilendirme, onay gerektirmez
"Randevunuz yarın saat 14.00'te"	Bilgilendirme, onay gerektirmez
"Faturanız hazır" veya "ödemeniz alındı"	Bilgilendirme, onay gerektirmez
"Bu hafta sonu tüm ürünlerde indirim"	Ticari ileti, onay gerekir
"Yeni menümüzü denemeye bekleriz"	Ticari ileti, onay gerekir
"Bayramınızı kutlarız" ve işletme tanıtımı	Genellikle ticari ileti kabul edilir

Dikkat edilmesi gereken nokta: bilgilendirme mesajının içine kampanya eklemek, mesajı ticari iletiye dönüştürebilir. "Siparişiniz yola çıktı, bir sonraki siparişte indirim kodunuz..." gibi bir mesaj artık yalnızca bilgilendirme değildir.

İYS kimleri ilgilendirir

Müşterilerine ticari elektronik ileti gönderen işletmeler, yani mevzuattaki adıyla hizmet sağlayıcılar, İYS'nin muhatabıdır. Bu, büyük şirketlerle sınırlı değildir. Müşterilerine kampanya SMS'i gönderen bir kuaför, indirim e-postası atan bir butik veya bayram mesajı gönderen bir oto servis de kapsama girebilir.

Mevzuatta bazı istisnalar ve kayıt yükümlülüğüne ilişkin farklı kurallar bulunabilir. Örneğin tacir veya esnafa yönelik iletilerde onay kuralları farklı uygulanır, ama ret hakkı yine geçerlidir. Bu istisnaların işletmenize uyup uymadığını iys.org.tr üzerindeki güncel bilgilerden kontrol edin.

Onay nasıl alınır

Onay, alıcının ticari ileti almayı kabul ettiğini açıkça gösteren bir beyandır. Onay alırken dikkat edilecek genel ilkeler:

Açık ve ayrı olmalı: Onay kutusu başka bir metnin içine gömülmemeli. Örneğin üyelik koşullarını kabul etmek, otomatik olarak ticari ileti onayı anlamına gelmemeli.
Önceden işaretli olmamalı: Formdaki onay kutusunu müşteri kendisi işaretlemeli.
Kanal belirtilmeli: SMS, e-posta ve arama için onay ayrı ayrı alınabilir. Müşteri SMS'e onay verip e-postayı reddedebilir.
İspatlanabilir olmalı: Onayın ne zaman, hangi kanaldan ve hangi metinle alındığının kaydı tutulmalı. Mevzuat, onayın ispat yükünü ileti gönderen işletmeye verir.

Onay toplamak için tipik yollar şunlardır: web sitesindeki iletişim veya üyelik formunda ayrı bir onay kutusu, dükkânda doldurulan ve imzalanan bir form, müşterinin kendisinin belirli bir kelimeyi SMS ile göndermesi gibi ispatlanabilir yöntemler.

Web sitesi formlarında ticari ileti onayı ile kişisel verilerin işlenmesine ilişkin aydınlatma ve açık rıza metinleri birbirine karıştırılmamalı. Bu iki konu farklı mevzuata dayanır. KVKK tarafını KVKK uyumlu web sitesi yazımızda anlattık.

Onayların İYS'ye kaydı ve gönderim öncesi kontrol

Genel işleyiş şöyledir: işletme İYS'ye kayıt olur, topladığı onayları sisteme bildirir ve ticari ileti göndermeden önce alıcının İYS'deki onay durumunu kontrol eder. Pek çok SMS ve e-posta gönderim hizmeti bu kontrolü kendi sistemine entegre etmiştir; gönderim sırasında onayı olmayan veya ret vermiş numaraları otomatik olarak ayıklar.

Uygulamada esnafın yapması gerekenler kabaca şunlardır:

İYS'nin resmi sitesinden kayıt sürecini ve işletmenize uygulanan yükümlülükleri öğrenin.
Elinizdeki müşteri listesinin hangi kanallar için, nasıl onay verdiğini kontrol edin. Onayı ispatlanamayan numaralara ticari ileti göndermeyin.
Yeni onayları ispatlanabilir biçimde toplayın ve sisteme bildirin.
Kullandığınız SMS veya e-posta hizmetinin İYS kontrolü yapıp yapmadığını sorun.
Gönderim öncesi kontrolü atlamayın.

Ret hakkı

Alıcı, verdiği onayı her zaman geri alabilir. Gönderilen her ticari iletide, alıcının iletiyi kolayca ve ücretsiz biçimde reddedebileceği bir yolun yer alması gerekir. SMS'lerde bu genellikle ret için gönderilecek bir kelime ve numara, e-postalarda abonelikten çıkma bağlantısı şeklinde olur.

Vatandaşlar ayrıca İYS'nin sitesi veya uygulaması üzerinden, kendilerine ileti gönderme onayı bulunan işletmeleri görebilir ve onaylarını buradan yönetebilir. Size doğrudan, örneğin dükkânda sözlü olarak veya telefonla ret bildiren müşterinin kaydını da güncellemeniz gerekir. Ret bildiriminden sonra iletilerin mevzuatta öngörülen süre içinde durdurulması gerekir.

WhatsApp ve diğer mesajlaşma kanalları

Esnafın sık sorduğu soru şu: WhatsApp'tan gönderilen kampanya mesajı da bu kurallara tabi mi? WhatsApp ve benzeri mesajlaşma uygulamaları üzerinden gönderilen tanıtım ve kampanya mesajları da ticari elektronik ileti niteliği taşır ve alıcının önceden onayını gerektirir. Bu kanallardaki iletilerin İYS'ye kayıt ve kontrol uygulamasıyla ilgili güncel durumu iys.org.tr üzerinden ve kullandığınız mesajlaşma hizmetinin kendi kurallarından kontrol etmeniz en doğrusudur.

WhatsApp'ın kendi kuralları da önemlidir. Toplu ve istenmeyen mesaj gönderen hesaplar, kullanıcı şikâyetleri sonucunda kısıtlanabilir veya kapatılabilir. Sipariş hattı olarak kullandığınız numaranın kapanması, kampanya mesajından elde edebileceğiniz her şeyden daha büyük bir kayıptır. WhatsApp'ı sipariş kanalı olarak kullanmayı WhatsApp sipariş butonu yazımızda anlattık.

Eski müşteri listeleriyle ne yapmalı

Pek çok işletmenin elinde yıllar içinde biriken bir telefon listesi vardır: veresiye defterindeki numaralar, eski sipariş kayıtları, kartvizitler. Bu numaraların ne zaman ve nasıl alındığı genelde belli değildir. Böyle bir listeye toplu kampanya göndermeden önce durun. Onayı ispatlanamayan kişilere ticari ileti göndermek yerine, bir sonraki temasınızda, örneğin dükkâna geldiklerinde veya sipariş verdiklerinde, onaylarını usulüne uygun biçimde isteyin. Liste küçülür ama kalan liste hem kurallara uygun olur hem de mesajlarınızı gerçekten okumak isteyen kişilerden oluşur. Bu da gönderdiğiniz her mesajın daha çok karşılık bulması demektir.

Kurallara uymamanın sonuçları

Mevzuat, onaysız ticari ileti gönderilmesi ve ret talebine uyulmaması gibi durumlar için idari para cezası öngörür. Ceza tutarları ve uygulama koşulları mevzuatta belirlenir ve zaman içinde güncellenir; işletmeniz için geçerli kuralları resmi kaynaklardan kontrol edin. Ceza dışında, istenmeyen mesaj alan müşterinin şikâyeti, olumsuz yorum ve marka güveninin zedelenmesi de göz ardı edilmemesi gereken sonuçlardır.

Esnaf için pratik kontrol listesi

Gönderdiğim mesaj bilgilendirme mi, yoksa ticari ileti mi?
Ticari iletiyse alıcının bu kanal için onayı var mı?
Onay ispatlanabilir biçimde, ne zaman ve nasıl alındığı kayıtlı mı?
Onaylar İYS'ye bildirildi mi, gönderim öncesi kontrol yapılıyor mu?
Mesajda kolay ve ücretsiz bir ret yolu var mı?
Bana doğrudan ret bildiren müşterilerin kaydı güncellendi mi?
Web sitesi formlarında onay kutusu ayrı ve önceden işaretsiz mi?
Kullandığım SMS veya e-posta hizmeti İYS ile uyumlu çalışıyor mu?

Onay toplamayı siteye yerleştirmek

Onayın en düzenli toplandığı yer, iyi tasarlanmış bir web sitesi formudur: ayrı kutular, kanal seçimi, zaman kaydı ve gerekirse SMS veya e-posta hizmetine otomatik aktarım. HKASOFT'un entegrasyon hizmetinde web sitesi formlarını SMS ve e-posta gönderim hizmetlerine bağlayan yapılar kuruyoruz. Sitenizde onay toplama ve mesaj gönderimini düzenlemek isterseniz Teklif Al sayfasından bize yazabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Sipariş ve kargo bilgisi SMS'i için de onay gerekir mi?

Siparişle, ödemeyle veya teslimatla ilgili bilgilendirme iletileri genel olarak ticari ileti sayılmaz ve onay gerektirmez. Ama bu mesajların içine kampanya veya tanıtım eklenirse ileti ticari nitelik kazanabilir.

Müşterim bana numarasını verdi, bu onay sayılır mı?

Numaranın verilmesi tek başına ticari ileti onayı anlamına gelmez. Onayın, müşterinin ticari ileti almayı kabul ettiğini açıkça gösterecek şekilde ve ispatlanabilir biçimde alınması gerekir.

Müşteri onayını geri alırsa ne yapmalıyım?

Ret bildirimi aldığınızda o kişiye ticari ileti göndermeyi durdurmanız gerekir. Ret, İYS üzerinden yapıldıysa gönderim öncesi İYS kontrolü bunu gösterir; size doğrudan bildirildiyse kaydı siz güncellemelisiniz.

Bu yazı hukuki danışmanlık yerine geçer mi?

Hayır. Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Kurallar ve istisnalar değişebilir. İşletmenize özel durumlar için iys.org.tr adresindeki resmi bilgilere ve bir hukuk danışmanına başvurun.

Yorumlar

Henüz yorum yok. Sorunuzu ya da deneyiminizi yazın; yazar olarak yanıtlıyoruz.