Kurumsal E-posta Nasıl Alınır, Alan Adınızla Mail Adresi Kurmak

Bir müşteriye teklif gönderdiğinizde, tedarikçiyle yazıştığınızda ya da bir ihaleye başvurduğunuzda kullandığınız e-posta adresi işletmeniz hakkında bir şey söyler. "[email protected]" ile "[email protected]" arasında güven açısından ciddi bir fark vardır. Kurumsal e-posta, alan adınızla biten e-posta adresidir ve kurulması sanıldığı kadar zor değildir.

Bu yazıda kurumsal e-posta nasıl alınır sorusunu adım adım ele alıyoruz: hangi seçenekler var, hangi DNS ayarları gerekir ve e-postalarınızın karşı tarafta spam klasörüne düşmemesi için nelere dikkat etmelisiniz.

Kurumsal e-posta için ne gerekir

1. Bir alan adı: Örneğin isletmeadi.com.tr. Henüz yoksa önce alan adı seçimini yapın. Uzantı konusunda kararsızsanız alan adı .com mu .com.tr mi yazımıza bakabilirsiniz.
2. Bir e-posta hizmeti: E-postaları alıp gönderecek ve saklayacak bir sunucu.
3. DNS ayarları: Alan adınıza gelen e-postaların hangi sunucuya gideceğini ve hangi sunucuların sizin adınıza gönderim yapabileceğini belirten kayıtlar.

Seçenekler

Seçenek	Avantajı	Dikkat edilecek nokta
Hosting paketindeki e-posta	Genelde pakete dahildir, kurulumu kolaydır	Kota ve gönderim sınırları dar olabilir, sunucu IP'si başka sitelerle paylaşılır, hosting değişince e-posta da etkilenir
Ayrı bir e-posta hizmeti	Daha güçlü spam filtresi, mobil uygulamalar, takvim ve dosya paylaşımı gibi ek araçlar	Kullanıcı başına ücretlendirme yaygındır, ayarlar biraz daha fazla dikkat ister
Kendi sunucunuzda e-posta	Tam kontrol	Kurulum, güvenlik, spam ve itibar yönetimi tamamen size kalır; küçük işletmeler için çoğunlukla önerilmez

Birkaç kişilik bir işletme ve günlük normal yazışma için hosting e-postası çoğu zaman iş görür. E-posta işiniz için kritikse, çok sayıda kullanıcınız varsa veya ortak takvim ve dosya paylaşımı istiyorsanız ayrı bir e-posta hizmeti daha rahat bir tercihtir. Ayrı hizmetin bir faydası daha var: hosting firmanızı değiştirdiğinizde e-postalarınız yerinden oynamaz.

Adım adım kurulum

1. Hangi adreslere ihtiyacınız olduğunu belirleyin

Her çalışan için kişisel bir adres mi açılacak, yoksa görev adresleri mi kullanılacak? İkisinin karışımı genelde en iyisidir:

• Görev adresleri: info@, satis@, destek@, muhasebe@. Kişi değişse de adres kalır.
• Kişisel adresler: ad.soyad@ veya ad@. Müşteriyle birebir yazışma için.

Görev adreslerini ayrı birer hesap yerine yönlendirme veya ortak kutu olarak kurmak, kullanıcı sayısını ve maliyeti düşürebilir.

2. Hesapları oluşturun

Hosting panelinde veya e-posta hizmetinin yönetim ekranında adresleri oluşturun. Her hesap için güçlü ve farklı bir parola belirleyin. Hesapları bir çalışanın kişisel e-postasına bağlı yönetici hesabıyla değil, işletmenin kontrolündeki bir yönetici hesabıyla yönetin.

3. MX kaydını ayarlayın

MX kaydı, alan adınıza gelen e-postaların hangi sunucuya teslim edileceğini söyler. E-posta hizmetiniz size bir veya birkaç MX değeri verir. Bunları alan adınızın DNS ayarlarına eklersiniz. Eski MX kayıtları kalırsa e-postaların bir kısmı eski sunucuya gidebilir; geçişte eski kayıtları kaldırmayı unutmayın.

4. SPF kaydını ekleyin

SPF, alan adınız adına hangi sunucuların e-posta gönderebileceğini listeleyen bir DNS kaydıdır. Karşı sunucu, gelen e-postanın izinli bir sunucudan gelip gelmediğine bakar. Web sitenizin formu, e-bülten aracınız veya fatura programınız da sizin adınıza e-posta gönderiyorsa, onları da SPF kaydına dahil etmeniz gerekir. Alan adı başına tek bir SPF kaydı olmalıdır; birden fazla SPF kaydı hata sayılır.

5. DKIM imzasını açın

DKIM, gönderilen her e-postaya dijital bir imza ekler. Alıcı sunucu bu imzayı DNS'teki anahtarla kontrol eder ve e-postanın yolda değiştirilmediğini anlar. E-posta hizmetiniz size bir DKIM kaydı verir, onu DNS'e eklersiniz ve hizmetin panelinden imzalamayı açarsınız.

6. DMARC politikası belirleyin

DMARC, SPF ve DKIM kontrollerinden geçemeyen e-postalara ne yapılacağını söyler: hiçbir şey yapma ve rapor gönder, spam klasörüne koy ya da reddet. Başlangıçta yalnızca raporlama modunda başlamak, sonra her şeyin doğru çalıştığından emin olunca politikayı sıkılaştırmak güvenli bir yoldur. DMARC, başkalarının sizin alan adınızla sahte e-posta göndermesini zorlaştırır.

7. Cihazlarınıza kurun

Telefon ve bilgisayardaki e-posta uygulamalarına hesapları ekleyin. Mümkünse IMAP kullanın; böylece e-postalar sunucuda kalır ve tüm cihazlarda aynı görünür. Eski usul POP3 ile e-postaları tek bir cihaza indirmek, o cihaz bozulduğunda yazışmaların kaybolmasına yol açabilir.

Web sitesi formları ve e-posta

İletişim formundan gelen mesajların e-postanıza ulaşmaması sık yaşanan bir sorundur. Sebebi genelde sitenin sunucudan doğrudan, kimlik doğrulaması yapmadan e-posta göndermesidir. Bu tür e-postalar SPF ve DKIM kontrolünden geçemez ve spama düşer ya da hiç teslim edilmez. Çözüm, formun e-postayı kimlik doğrulamalı bir e-posta hesabı üzerinden göndermesidir. Formunuzu test ederken spam klasörünü de kontrol edin.

Ücretsiz adresten kurumsal adrese geçiş

Yıllardır ücretsiz bir adresle çalışıyorsanız geçişi bir günde yapmak zorunda değilsiniz. Kademeli bir plan daha az karışıklık yaratır:

1. Kurumsal adresleri kurun ve test edin.
2. Eski adresinize gelen e-postaları yeni adrese yönlendirin veya yeni hesaba eski kutuyu da ekleyin.
3. Kartvizit, fatura şablonu, web sitesi, Google İşletme Profili ve sosyal medya hesaplarındaki adresleri güncelleyin.
4. Düzenli yazıştığınız müşteri ve tedarikçilere yeni adresinizi bildirin.
5. Eski adresle açılmış hesapları, örneğin bankacılık, kargo, pazaryeri veya muhasebe hizmetlerini tek tek yeni adrese taşıyın.
6. Eski adresi hemen kapatmayın. Bir süre açık tutup yönlendirmeye devam edin, unutulan yerleri böyle yakalarsınız.

Eski kutudaki önemli yazışmaları da yeni hesaba aktarabilirsiniz. Çoğu e-posta hizmeti, başka bir hesaptan e-posta içe aktarma aracı sunar.

Güvenlik

E-posta hesabı, işletmenin en değerli hesaplarından biridir. Parola sıfırlama bağlantıları buraya gelir. Ele geçirilen bir e-posta hesabı, müşterilerinize sizin adınıza sahte ödeme talepleri gönderilmesine kadar gidebilir. Asgari olarak:

• İki adımlı doğrulamayı açın.
• Her hesaba farklı ve uzun bir parola verin.
• Hesaplarda tanımlı yönlendirme kurallarını ara ara kontrol edin. Tanımadığınız bir kural varsa hemen silin.
• Ayrılan çalışanın hesabını kapatmadan önce yazışmaları ortak bir kutuya aktarın.
• Ödeme bilgisi değişikliği içeren e-postaları telefonla teyit edin.

Daha geniş bir güvenlik listesi için küçük işletmeler için web sitesi güvenliği yazımıza bakabilirsiniz.

Sık yapılan hatalar

• Alan adının süresini kaçırmak: Alan adı süresi dolduğunda e-postalar da durur. Otomatik yenilemeyi açık tutun.
• Kotayı takip etmemek: Kutu dolduğunda gelen e-postalar geri döner, gönderen kişi çoğu zaman bunu size söylemez.
• Toplu kampanyayı normal hesaptan göndermek: Yüzlerce kişiye aynı e-postayı normal hesaptan göndermek, sunucunun itibarını düşürür ve günlük yazışmalarınız da spama düşmeye başlar. Toplu gönderimler için ayrı bir e-bülten aracı kullanın.
• Hosting taşımasında e-postayı unutmak: Site taşınırken MX kaydı eski sunucuyu göstermeye devam ederse e-postalar kaybolabilir.

Ortak kutu mu, yönlendirme mi

info@ veya siparis@ gibi adreslere birden fazla kişinin bakması gerekiyorsa iki yol var. Yönlendirme, gelen e-postanın bir kopyasını birkaç kişinin kişisel kutusuna gönderir; basittir ama kimin cevap verdiği belli olmaz ve aynı müşteriye iki kişi birden yazabilir. Ortak kutu ise tek bir kutuya birden fazla kişinin erişmesini sağlar; cevaplar aynı yerde durur ve kimin ne yazdığı görülür. Az sayıda e-posta alan işletmeler için yönlendirme yeterli olabilir, düzenli müşteri talebi gelen işletmeler için ortak kutu daha düzenli bir yapıdır.

Kurulum sonrası kontrol listesi

1. Farklı bir sağlayıcıdaki adresten kurumsal adresinize e-posta gönderin, geliyor mu?
2. Kurumsal adresinizden farklı sağlayıcılardaki adreslere e-posta gönderin, gelen kutusuna mı düşüyor, spama mı?
3. SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarını bir DNS kontrol aracıyla doğrulayın.
4. Sitenizin iletişim formunu doldurup mesajın geldiğini kontrol edin.
5. Telefon ve bilgisayarda hesapların senkronize çalıştığını kontrol edin.
6. İki adımlı doğrulamanın açık olduğunu kontrol edin.

E-postayı sitenizle birlikte planlamak

Kurumsal e-posta, alan adı ve web sitesi aynı DNS ayarlarına dayanır; birinde yapılan hata diğerlerini de etkiler. HKASOFT olarak kurumsal web sitesi projelerinde e-posta kayıtlarını ve form gönderimini baştan doğru kuruyoruz. E-postalarınız spama düşüyorsa veya kurumsal e-postaya geçmek istiyorsanız Teklif Al sayfasından bize yazabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Yorumlar

Henüz yorum yok. Sorunuzu ya da deneyiminizi yazın; yazar olarak yanıtlıyoruz.

Yorum yazın

AdınızE-posta (yayınlanmaz, isteğe bağlı)

Yorumunuz Web Aydınlatma metnini okudum. Yorumum onaylandıktan sonra adımla birlikte yayınlanabilir.

Yorumu gönder