Kartla yapılan her harcama işletme gideri olur mu?

Her ayın ilk haftasında banka hesap dökümlerinizi ve kredi kartı ekstrelerinizi istiyoruz. Bunun nedeni ekstrenin tek başına gider belgesi olması değil; faturası gelmeyen harcamaları yakalamak. Ekstrede görünen ama defterde karşılığı olmayan bir ödeme, ya eksik bir faturadır ya da işle ilgisi olmayan bir harcama.

Ekstre neden yeterli değil?

Bir harcamanın gider yazılabilmesi için işle ilgili olması ve usulüne uygun bir belgeye dayanması gerekir. Kart slibi veya ekstre satırı ödemenin yapıldığını gösterir; neyin, kimden, hangi tutarda alındığını gösteren fatura ya da fiş ayrıca gerekir. E-fatura veya e-arşiv faturası düzenlenen alımlarda belgenin işletme adına ve doğru vergi numarasıyla kesildiğini de kontrol ediyoruz.

Ay sonunda yaptığımız eşleştirme

1. Ekstredeki her satırı defterdeki faturalarla eşleştiriyoruz
2. Karşılığı olmayan satırları ayrı bir listeye alıyoruz
3. Listeyi size gönderip her biri için açıklama istiyoruz
4. Fatura temin edilebilecek olanları satıcıdan istemenizi öneriyoruz
5. Kişisel harcamaları işletme sahibi veya ortak cari hesabına kaydediyoruz

Sık karşılaştığımız durumlar

• Şahıs adına kesilmiş market ve akaryakıt fişleri
• Yurt dışı abonelik ödemelerinin faturasının indirilmemesi
• Aynı kartla hem ev hem iş harcaması yapılması
• Nakit çekimlerin hangi ödemeye karşılık geldiğinin bilinmemesi

Yurt dışı aboneliklerde fatura genellikle hizmetin kendi hesap sayfasından indirilir ve ay sonunda bize iletilmesi yeterlidir. Bu tür ödemelerin ayrıca beyan gerektirebileceğini de unutmamak gerekir; eşleştirme sırasında bunları ayrıca işaretliyoruz.

Şirketlerde işletme kartıyla yapılan şahsi harcamalar ayrıca önem taşır. Bu tutarlar ortağa verilmiş borç gibi izlenir ve yıl sonunda ortak cari hesabında bakiye oluşturur. Küçük görünen kahve, yemek ve market harcamaları bir yılın sonunda dikkate değer bir rakama ulaşabilir; bu yüzden ay ay kapatılmasını öneriyoruz.

En pratik çözüm, işletme için ayrı bir banka hesabı ve kart kullanmaktır. Okan Demir eşleştirme listesini her ayın ikinci haftasında gönderiyor; açıklamaları ay kapanmadan almak, beyanname gününe sıkışmamak için önemli.