E-fatura kullanıcısı olunca günlük işlerde ne değişir?

Ciro veya sektör nedeniyle e-fatura kapsamına giren ya da isteğe bağlı geçen işletmelerden ilk haftalarda benzer sorular gelir. Geçişin teknik kısmı birkaç gün sürer; asıl alışma süreci fatura keserken ve alırken yapılan küçük alışkanlık değişiklikleridir.

Fatura keserken

• Alıcının e-fatura kullanıcısı olup olmadığı her faturada kontrol edilir; kullanıcıysa e-fatura, değilse e-arşiv fatura düzenlenir
• E-fatura kullanıcısı olan birine kâğıt fatura kesilmez
• Fatura numarası ve tarih sistem tarafından verilir, elle değiştirilmez
• Yanlış kesilen faturanın iptali veya iadesi için süreler kısadır ve karşı tarafın onayı gerekebilir

Fatura alırken

Size gelen e-faturalar portala ya da entegratör ekranına düşer. Bazı fatura senaryolarında belirli bir süre içinde kabul veya ret yanıtı verilebilir; bu süre geçtiğinde fatura kesinleşir. Hatalı tutarlı bir faturayı zamanında fark etmek için gelen kutusuna haftada en az bir kez bakmak gerekir.

Büroyla iş akışı

Geçişten sonra kâğıt fatura klasörü büyük ölçüde ortadan kalkar; kayıtlar sistemden alınır. Buna karşılık iki iş size kalır: kestiğiniz faturaların açıklamasını anlaşılır yazmak ve kâğıt olarak almaya devam ettiğiniz bazı fiş ve makbuzları ay sonunda iletmek.

1. Geçiş tarihinden önceki son kâğıt fatura numarasını not edin
2. Kalan kâğıt fatura koçanlarını büroya getirin
3. Tedarikçilerinize e-fatura kullanıcısı olduğunuzu bildirin
4. Portal ya da entegratör erişimini büroyla nasıl paylaşacağınızı belirleyin

Geçişte en sık gözden kaçan konu, yıllardır kâğıt fatura kestiğiniz müşterilerin bir kısmının da e-fatura kullanıcısı olmasıdır. Onlara artık e-fatura kesmeniz gerekir. Kullandığınız fatura programı veya portal bu kontrolü otomatik yapar, ancak cari kartlarda vergi numarası eksik veya hatalıysa sorgu yanlış sonuç verir. Bu yüzden geçişten önce müşteri listenizdeki vergi numaralarını birlikte gözden geçiriyoruz. Ayrıca e-fatura saklama yükümlülüğü kâğıt faturadaki kadar uzundur; belgeleri yalnızca sisteme güvenerek değil, düzenli yedekle saklamanızı öneriyoruz.

Burak Tezcan geçiş yapan müşterilerimizle ilk ayın sonunda kısa bir kontrol görüşmesi yapar; kesilen faturalarda senaryo, vergi kodu ve alıcı bilgisi hataları varsa toplu olarak gösterir. İlk ayın hataları genellikle ikinci ayda tekrarlanmaz.