Kesin kişi sayısını nasıl çıkarırsınız?

Sözleşmede en çok dikkat edilmesi gereken madde kişi sayısıdır. Fiyat kişi başı menü üzerinden hesaplandığı için kesin sayı doğrudan bütçeyi belirler. Davetten 7 gün önce bildirdiğiniz sayı bu tarihten sonra azaltılamaz, yalnızca %5'e kadar artırılabilir. Bu yüzden sayıyı tahminle değil, listeyle çıkarmak gerekiyor.

Davetiye sayısı kişi sayısı değildir

250 davetiye göndermek 250 kişi gelecek demek değildir. Bir davetiye bazen bir kişiyi, bazen beş kişilik bir aileyi temsil eder. İlk adım davetiye listesini kişi listesine çevirmek. Her davetiyenin yanına kaç yetişkin ve kaç çocuk olduğunu yazın. Çocuk menüsü 4-10 yaş için ayrı fiyatlandığı ve 4 yaş altı için menü gerekmediği için bu ayrım bütçede fark yaratır.

Adım adım

1. Listeyi üç gruba ayırın: kesin gelecekler, büyük ihtimalle gelecekler ve emin olmadıklarınız.
2. Davetiyeyi davetten en az 5 hafta önce dağıtın ve dönüş için bir son tarih belirtin.
3. Dönüş yapmayanları son tarihten sonraki hafta telefonla arayın. Bu işi iki aileden birer kişiye paylaştırmak kolaylık sağlar.
4. Davetten 10 gün önce listeyi kapatın ve kesin gelecekleri sayın.
5. Sayıya emin olmadığınız gruptan yalnızca birkaçını ekleyin. %5 artırma hakkınız son gün çıkan sürprizler için duruyor.
6. Bizi davetten 7 gün önce arayın ya da yazın; sayı ve menü sözleşmeye işlenir.

Sık yapılan hatalar

• Şehir dışından gelecek misafirleri kesin gelecekler grubuna koymak. Yol, izin ve hava durumu son hafta değişebiliyor.
• Çocukları saymayı unutmak. Masa planında çocuklar da sandalye kaplar.
• Müzisyen, fotoğrafçı ve video ekibini listeye eklememek. Onlar için yemek isteyip istemediğinizi önceden söyleyin.
• Minimum kişi sayısını hesaba katmamak. Selvi Salon için minimum 200, Çınar Bahçe için 120, Lale Salonu için 50 kişidir.

Masa planıyla birlikte düşünün

Kesin sayı belli olduğunda masa planı da kesinleşir. Selvi Salon'da masalar 10 kişilik olduğu için 287 kişilik bir düğünde 29 masa kurulur ve bazı masalar 7-8 kişilik kalır. Bu boşlukları bir aileyi bölmeden doldurmak masa planının en zor kısmı. Kesin sayıyı bize bildirirken masa planının ilk taslağını da getirirseniz, salon şefimiz son haftayı sizinle birlikte daha rahat geçirir.